Tietosuojaseloste

HENKILÖTIETOLAIN MUKAINEN REKISTERISELOSTE
IDcontrol Oy:n kotisivut

Viimeksi päivitetty (24.5.2018)

Rekisterinpitäjä

IDcontrol Oy
Lars Sonckin kaari 10, 02600 Espoo
puhelin: 020 7343210
sähköposti:

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Markku Raitanen
Toimitusjohtaja
Lars Sonckin kaari 10, 02600 Espoo
puhelin: 0207343210
sähköposti: markku.raitanen@idcontrol.fi

Rekisterin nimi

IDcontrol Oy:n kotisivujen vierailijarekisteri domainit idocntrol.fi, shop.idcontrol.fi ja digiovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on IDcontrol Oy:n kotisivujen ja verkkokaupan vierailijoiden tietojen ylläpitäminen, asiakkaiden palveluiden toimittaminen ja ylläpitäminen sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää IDcontrol Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen, markkinointiin sekä viestintään.

Ajantasainen lista kaikista IDcontrol Oy:n tarjoamista palveluista on aina nähtävissä osoitteissa idcontrol.fi / digiovi.fi.

Rekisterin tietosisältö

Seuraavat tiedot voivat sisältyä rekisteriin. Jokaisesta käyttäjästä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja.

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Työnantajan nimi ja yhteystiedot
  • Henkilön asema yrityksessä
  • Työnantajan Y-tunnus
  • Henkilön sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Tarjoukset ja tarjoushistoria
  • Hinnastot
  • Laskutus ja tilaushistoria
  • Kontaktointi historia
  • Turvatuotteiden aktivointiin ja luomiseen kerättävät asiakasyritysten tiedot
  • Sähköpostiosoite
  • Paikkatieto – IP osoite

Yllä olevia tietoja säilytettään IDcontrol oyn järjestelmissä niin kauan kuin se asiakassuhteen ylläpitämiseksi on tarpeellista.

Evästeet ja Google re-marketing käyttämät tiedot Muut tiedot, jotka käyttäjä on itse syöttänyt lomakkeelle IDcontol Oy:n verkkosivuilla.

Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjien luovuttamat tiedot sekä automaatti työkalujen kuten Google Analytics, Google, Facebook, Linkedin tai AdForm ReMarketing, tai Google Custom Audiences -kohdennus sekä evästeiden kautta syntyneet tiedot.Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, verkkokaupantilauksen, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen säilytys

Kotisivuilta kerättyjä lomakkeille syötettyjä tietoja säilytetään toistaiseksi ellei tietojen luovuttaja erikseen pyydä poistamaan tietoja. Automaatti työkalujen kuten re-marketing ja evästeiden keräämää tietoa säilytetään 90 päivän ajan.

Osa tiedoista voidaan säilyttää paperisena yrityksen tiloissa erillisissä kansiossa. Suurin osa tiedoista säilytetään digitaalisena yrityksen järjestelmissä, ja tietokoneilla sekä palvelujen tarjoajien järjestelmissä.

  • Käytettävät järjestelmät ovat Microsoft Word, Excel ja muuta toimisto-ohjelmistot ja niiden tallennusmuodot, Procountor -pilvipalvelu, Digiovi kulunvalvonta, puhelutiedot palvelun tarjoajan SaaS palvelussa. Sähköpostihistoria säilytettään Micrsoft O365 järjestelmässä.
  • MailChimp sähköpostikampanja tiedot säilytetään palvelussa ja näitä tietoja ylläpitää IDcontrol Oy
  • Kotisivuilla käyneiden asiakkaiden tietoja säilytetään Google remarketing työkalussa sekä kotisivun yhteydenottotiedoissa.
  • Verkkokaupassa asioiden asiakkaitten tietoja säilytetään IDcontrol Oyn järjestelmissä sekä verkkokaupan MyCashflow alustassa.
  • Osaa asiakkaiden lähettämistä tiedoista voidaan säilyttää IDcontrol oyn alihankkijoiden tai toimittajien järjestelmissä mukaan lukien, tunnisteiden ulkoasutiedot, sähkäpostiosoitteet ja muut palvelujen tai tuotteiden toteuttamiseksi kerättävä tieto.

Sivuilla vieraillut voi myös itse poistaa selaus ja eväste historian käyttämänsä internet selaimen hjstoria tiedoista. Tällöin sivuilla vierailleen tulee poistaa selaus historiasta niin selaus historia tiedot kuin evästeet.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää henkilötietolain sallimissa rajoissa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköinen aineisto

Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu ja käyttäjä tunnistetaan joko käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai muulla vahvemmalla tekniikalla.

Manuaalinen aineisto

Tiloissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat, tarjouspyynnöt ja niiden liitemateriaali säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa, siten, että sivullisilla ei ole niihin pääsyä.

Kaikkia, joilla on pääsy tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.

Automaattinen päätöksenteko

IDcontrol ei tee pelkästään automaattisia päätöksiä toiminnoissaan tai palveluissaan. Automaattisen tai profiloidun tiedon käsittelee yrityksen työntekijä tai alihankkija, joka tekee päätöksen ja konsultoi tarvittaessa vastuuhenkilöä.

Profilointia ja automaattista päätöksen tekoa käytetään asiakaan maksukelpoisuuden tarkistamiseksi. Päätös perustuu asiakkaan aikaisempaan maksuhistoriaan ja luottokelpoisuuteen. Asiakkaalla on mahdollisuus pyytää luottopäätöksen uudelleen käsittelyä, jos päätös on kielteinen.

Sosiaalisen median mainonnassa käytetty automaattinen profilointi perustuu palvelun tarjoajan tai alustan kuten LinkedIn asetuksiin ja toiminnallisuuksiin. IDcontrol Oy harkitsee kampanja kohtaisesti soveltuuko automaatio ja profilointi kuhunkin kampanjaan, jotta tietosuojaa ei tule rikotuksi.

IDcontrol Oy ei kohdista automaattista mainontaa lapsiin.

Käyttäjän oikeudet

Sinulla on lain sallimissa puitteissa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet. Sinulla on oikeus lain sallimissa puitteissa vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.

Jokaisessa lähettämässämme suorapostissa on linkki, josta vastaanottaja voi estää suorapostitukset jatkossa. Voit myös kieltää IDcontrol Oy:tä käsittelemästä itseäsi koskevia tietoja suoramarkkinointiin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen markku.raitanen@idcontrol.fi.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedonkorjausta

Jokaisella henkilöllä on oikeus pyytää tiedot häneen liittyvistä säilytettävistä tiedoista.  Jokaisen henkilön on tehtävä tietojen tarkastuspyyntö kirjallisesti yrityksen tietosuojavaltuutetulle markku.raitanen@idcontrol.fi.

Henkilön säilytettävät tietojen tarkastaminen ja niihin tutustuminen tapahtuu IDcontrol oyn tähän erikseen valitussa tilassa osoitteessa Lars Sonckin kaari 10, 02600 Espoo. Tiedot ovat nähtävillä yhden kuukauden kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Henkilön tulee esittää voimassa oleva Passi tai EU henkilötodistus paikalle saavuttaessa, ennen kuin tiedot voidaan hänelle luovuttaa. Jos henkilöllisyyttä ei voida luotettavasti todentaa, pitää IDcontrol oy itsellään  oikeuden kieltäytyä luovuttamasta tietoja henkilölle, jonka henkilöllisyyttä ei voida todentaa.

Henkilötietoihin tutustumisen aika ilmoitetaan pyynnön jättäjälle sähköpostitse. Henkilön tulee peruuttaa sovittu tietoihin tutustuminen vähintään 3 työpäivää ennen sovittua ajankohtaa, muutoin IDcontrol oy laskuttaa käyttämättömästä näyttöajasta voimassa olevan hinnaston mukaisesti. IDcontrol oyllä on oikeus siirtää tai muuttaa näyttöaikaa itsestään riiippumattomasta Force major syystä. Siirrosta tulee ilmoittaa tietopyynnön esittäjälle vähintään 3 työpäivää ennen sovittua ajankohtaa.

IDcontrol laskuttaa voimassa olevan hinnaston mukaisesti tietopyyntöjen toteuttamisesta, jos edellisestä henkilönesittämästä tietopyynnöstä on kulunut alle 12 kuukautta.

Jokaisessa lähettämässämme suorapostissa on linkki, josta vastaanottaja voi estää suorapostitukset jatkossa. Voit myös kieltää IDcontrol Oy:tä käsittelemästä itseäsi koskevia tietoja suoramarkkinointiin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen markku.raitanen@idcontrol.fi.